Theo kế hoạch, Hà Nội chính thức đưa vào vận hành thống nhất hệ thống chuyển nhận văn bản điện tử dùng chung trên toàn địa bàn. Hệ thống phục vụ việc gửi, nhận văn bản giữa các sở, ban, ngành, UBND các xã, phường và các cơ quan, đơn vị thuộc thành phố với tổ chức, doanh nghiệp, hộ kinh doanh có nhu cầu giao dịch, trao đổi công việc với cơ quan nhà nước.
Việc triển khai hệ thống nhằm thúc đẩy mạnh mẽ chuyển đổi số, tập trung vào các nhiệm vụ mang tính đột phá trong tương tác giữa cơ quan nhà nước với doanh nghiệp, tổ chức; đồng thời đẩy mạnh cải cách hành chính, hướng tới hoàn thiện Chính quyền điện tử, Chính quyền số của Thủ đô.
Thành phố đặt ra các mốc thời gian cụ thể như từ ngày 1-6-2026, toàn bộ văn bản trao đổi từ các cơ quan nhà nước gửi đến tổ chức, doanh nghiệp phải thực hiện qua hệ thống điện tử, trừ các văn bản thuộc phạm vi bí mật nhà nước hoặc văn bản chuyên ngành có quy định bắt buộc gửi bản giấy. Đồng thời, chấm dứt việc gửi song song bản giấy đối với các văn bản đã đủ điều kiện pháp lý theo quy định.
Các văn bản điện tử được gửi, nhận qua hệ thống phải đáp ứng đầy đủ yêu cầu về chữ ký số, định danh điện tử và quy định của pháp luật về giao dịch điện tử, từ đó không cần gửi kèm bản giấy. Thành phố phấn đấu đến ngày 30-4-2026, 100% doanh nghiệp, tổ chức trên địa bàn đăng ký, sử dụng hệ thống; đến ngày 30-6-2026, toàn bộ văn bản trao đổi hai chiều giữa cơ quan nhà nước và doanh nghiệp được thực hiện qua hệ thống.
Đáng chú ý, các hợp đồng kinh tế giữa cơ quan nhà nước với doanh nghiệp, tổ chức; giữa doanh nghiệp với các đối tác cũng được khuyến khích ký kết điện tử, hoàn thành trước ngày 30-12-2026.
Để bảo đảm vận hành hiệu quả, thành phố tập trung xây dựng đầy đủ các chức năng của hệ thống như gửi, nhận, ký số, lưu trữ, tra cứu và theo dõi tiến độ xử lý văn bản. Hệ thống được tích hợp định danh điện tử, chữ ký số, lưu trữ dữ liệu tập trung, bảo đảm hỗ trợ các hình thức chữ ký số hợp pháp, đáp ứng tiêu chuẩn kỹ thuật, an toàn thông tin và xác thực điện tử theo quy định.
Cùng với đó, các giải pháp về bảo mật, sao lưu dữ liệu, phòng chống tấn công mạng được xây dựng đồng bộ; hệ thống được giám sát vận hành theo thời gian thực, bảo đảm hoạt động thông suốt. Thành phố cũng định hướng phát triển hệ sinh thái số phục vụ doanh nghiệp, tổ chức và hộ kinh doanh, góp phần thúc đẩy kinh tế số.
Công tác tuyên truyền, hướng dẫn được chú trọng với nhiều hình thức như đăng tải thông tin trên các cổng, trang thông tin điện tử; xây dựng tài liệu, video hướng dẫn; thiết lập tổng đài hỗ trợ; tổ chức hội nghị, hội thảo; truyền thông trên báo chí, mạng xã hội và tại các điểm hỗ trợ dịch vụ công.
Song song với đó, thành phố tiến hành rà soát, điều chỉnh quy trình tiếp nhận, xử lý, phát hành văn bản theo hướng hoàn toàn điện tử; xây dựng quy trình chuẩn dùng chung cho toàn thành phố, đồng thời bãi bỏ các quy định nội bộ không còn phù hợp, không yêu cầu bản giấy khi không cần thiết.
Việc triển khai đồng bộ hệ thống chuyển nhận văn bản điện tử được kỳ vọng sẽ tạo bước chuyển căn bản trong phương thức làm việc giữa cơ quan nhà nước với doanh nghiệp, nâng cao hiệu quả quản lý, giảm chi phí, thời gian, hướng tới nền hành chính hiện đại, minh bạch.